Требования инициатора закупки. Как приобрести нужную продукцию, необходимую потребителю, не ограничивая конкуренцию?

Требования инициатора закупки.

Как приобрести нужную продукцию, необходимую потребителю, не ограничивая конкуренцию?

 

Цель эффективной закупки состоит не только в том, чтобы соблюсти все требования законодательства, но и в том, чтобы приобрести продукцию качественную и действительно нужную для деятельности компании. И стоит приложит определённые усилия для того, чтобы две эти цели не стали взаимоисключающими.

 

Чем дальше по условной шкале правового регулирования мы уходим от требований Закона «О контрактной системе», тем важнее для нас становится качество приобретаемой продукции и тем больше возможностей открывается для обеспечения этого качества. Однако не секрет, что уровень качестве как правило прямо пропорционален уровню цены и обратно пропорционален спектру предложений на рынке. И коль скоро финансовые возможности любого заказчика не безграничны, то неплохо бы соблюсти баланс между ценой и качеством. Для этого баланса и не для чего более и необходим инструмент конкуренции, который лежит в основе большинства современных закупочных процедур.

Всегда ли необходим этот инструмент? Едва ли. Ведь, как у каждого инструменты, у него есть пределы эффективного применения. Не получится имитировать конкуренцию на рынках с фактически монопольным предложением. Не нужно имитировать конкуренцию в закупке настолько мелкой, что и эффект от конкуренции будет минимальным или вовсе незаметным (кстати, пресловутый уровень в 100 000 рубелей имеет весьма опосредованное отношение к этой категории закупок – для каждой компании понятие «небольшая закупка» индивидуально). В силу последнего обстоятельства едва ли нужны конкурентные закупочные процедуры в повседневной работе микропредприятий и даже большинства субъектов малого предпринимательства.

Но когда организация насчитывает сотни сотрудников, то всё чаще встречаются ситуации, в которых конкуренция позволяет сэкономить деньги, а то и получить условия получше. В организации с тысячами сотрудников профессионально организованная конкуренция при проведении закупок даёт уже значимый экономический эффект. И вот здесь непросто порой бывает не поставить конкуренцию во главу угла и не забыть про качество.

Что же делать в этой ситуации заказчику для поиска баланса? В первую очередь, продумать систему сдержек и противовесов для баланса полномочий инициатора закупки и организатора закупок. В роли первого почти всегда выступает то подразделение заказчика, которому и необходима закупаемая продукция, а в роли второго – отдел, специализирующийся на проведении закупок.

 

 

Противники или союзники?

Чрезвычайно упрощая, можно сказать, что добросовестный организатор закупок отвечает у заказчика за конкуренцию, а добросовестный инициатор – за качество. И на практике это приводит к тому, что отношения между ними не всегда бывают гладкими. Ведь организатор часто предлагает инициатору не самое лучшее, а всего лишь удовлетворительное. Инициатор же может грешить тем, что требует подписанного договора с поставщиком уже завтра, хотя только сегодня заявил о своей потребности в закупке. Да к тому же и приложил в качестве технического задания нечто, чрезвычайно напоминающую рекламу одного конкретного поставщика…

Если же по крайней мере одна из сторон этого диалога грешит конфликтом интересов, то не приходится говорить не только об их эффективном взаимодействии, но и надеяться на качественную закупку в принципе.

Однако можно попытаться направить в одно созидательное русло и энергию инициатора, и энергию организатора, да к тому же и сделать так, чтобы взаимно минимизировался риск недоброкачественной предвзятости. В самом первом приближении для этого нужно выстроить систему разделения труда между ними. Это позволит, кстати, и исключить двойную, а то и тройную работу, при которой один переделывает то, что сделал другой. Иными словами, различие интересов инициатор и организатора может и не быть препятствием к их эффективному взаимодействию.

Но как именно распределить полномочия так, чтобы разделения труда было действительно эффективным?

 

Шаг за шагом

Прежде всего, стоит поручить каждому свойственную работу, отследив при этом, чтобы каждое полномочия относилось к одной и только одной стороне, и ни одно действие не осталось без ответственного за его осуществление.

Так, на стадии планирования важнейшую роль приобретает такой факультативный в классической парадигме закупок документ, как заявка на проведение закупки. Этот документ должен не только иметь универсальную форму, но и быть структурирован так, чтобы данные вносились в заявку именно уполномоченными лицами. Наконец, важно закрепить на корпоративном уровне правило о том, что по итогам закупки каждый отвечает за те параметры, которые он определил при её планировании.

Первая часть заявки заполняется инициатором и только инициатором. В ней содержится наименование продукции, требования к её потребительским свойствам, сведения о её количестве, необходимых сроках поставки, а также о роли данной закупаемой продукции в деятельности компании. Никто не ответит на эти вопросы лучше, чем сам инициатор. И именно он отвечает за указание этих параметров.

К первой части заявки на проведение закупки относятся техзадания, спецификации и все иные документы, посвящённые раскрытию требований к закупаемым товарам, работам или услугам.

 Вторая часть заявки содержит предложения инициатора закупки. Это может быть предложение о возможных требованиях к поставщику закупаемой продукции, о размере обеспечения заявки и размере обеспечения контракта, об условиях поставки, не связанных с потребительскими качествами продукции, и т.п. Мнение поставщика по этим вопросам может очень помочь в организации закупки, но организатору важно иметь право вносить обоснованные коррективы в эти параметры.

Наконец, третья часть заявки заполняется организатором и только организатором. Это сроки проведения закупки и инструменты закупки, в т.ч. её форма и способ. При определении этих параметров важно право организатора оценивать возможность конкуренции при закупке продукции согласно требованиям инициатора – ведь если такую продукцию может поставить одна и только одна компания, то объявление формального конкурса будет лишь пустой затратой времени. В этом случае куда эффективнее будет сразу объявить закупку у единственного поставщика. Ведь если над заказчиком не довлеют требования Закона «О контрактной системе», то проведение конкурентной закупки должно быть не пустой формальностью, а именно осознанно применяемым инструментом добиться лучших результатов поставки по оптимальной цене.

В любом случае, заявка на проведение закупки, в т.ч. мотивированные замечания организатора закупки, рассматривается и утверждается руководством заказчика и теми подразделениями, которые уполномочены осуществлять надзор и контроль за проведением закупок.

Если заявка согласована, то подготовку закупочной документации на основании её данных осуществляет организатор закупки. При этом инициатору важно помнить о том, что любая конкурентная закупка требует времени, и уже по этой причине необходимо сообщать о своей потребности не менее чем за два месяца до желаемой даты начала поставки – и чем сложнее требования к будущей закупке, тем больше будет этот срока.

Объявление закупки и сбор заявок на участие в этой закупке также осуществляется организатором закупки. А вот при рассмотрении этих заявок есть смысл вновь прибегнуть к разделению труда.

Разумеется, заявки на участие в закупке простейшей продукции можно рассматривать по традиции и комиссионно. Но если требования к закупаемой продукции и участнику закупки сложны, а оценка поступившего предложения требует хоть сколь-нибудь вдумчивой оценки, то ещё при объявлении закупки стоит среди требований к заявке на участие в ней выделить первую и вторую части.

Это не совсем те две части, к которым мы привыкли по практике электронного госаукциона, хотя опираются они на схожу философию. Назовём эти две части условно технической и коммерческой. В первой из них содержатся ответы на те вопросы, которые при составлении заявки определялись инициатором закупки в первой части его заявки на проведение закупки. Все остальные сведения – в т.ч. и все сведения о самом поставщике и об условиях его поставки – относятся к коммерческой части заявки.

И две эти части можно рассматривать не последовательно, а параллельно. При этом инициатор закупки рассматривает именно техническую часть – и целесообразно, чтобы все тонические части были анонимными и не содержали данных, позволяющих идентифицировать поставщика по косвенным признакам. От инициатора закупки по итогам такого рассмотрения требуется заключение о соответствии или несоответствии каждой из технических частей требованиям закупочной документации, а также предложение о присвоении баллов по качественным критериям каждой из заявок в том случае, если эти критерии используются при их сопоставлении. Организатор закупки, в свою очередь, проверяет коммерческие части заявок, определяет соответствие участника закупки требованиям закупочной документации (причём не обязан при этом ограничивать лишь сведениями самой заявки, а вправе прибегать и к иным открытым источникам официальной информации), и выносит своё заключение о соответствии уже в отношении каждого подателя заявки, а также своё предложение о присвоении баллов такой заявки по коммерческим критериям, используемыми при выборе победителя, в т.ч. и по цене.

Если оценка заявок предполагает тестирование образцов продукции, то в идеале и такое тестирование сделать анонимным тем же способом – образцы поступают организатору, который присваивает каждому из них условные номера и в таком виде отправляет на проверку инициатору закупки.

 

Кто выбирает поставщика?

При этом последнее слово в вопросе выбора поставщика при проведении конкурентной закупки остаётся за закупочной комиссией. Все описанные выше материалы служат в этом смысле вводными данными для подготовки решения комиссии.

Оформляется ли допуск заявок к стадии рассмотрения отдельным документом или сведения об отклонённых заявках включатся в итоговый протокол, сам факт допуска или недопуска утверждается именно закупочной комиссией. При этом представленные инициатором закупки и организатором закупок заключения по итогам рассмотрения частей заявок сохраняются в материалах работы закупочной комиссии.

Аналогичным образом на основании представленных материалов, но собственным решением закупочная комиссия утверждает ранжирование заявок и, следовательно, определяет победителя закупок.

Этот принцип – «собственным решением, но на основании представленных материалов» – может использоваться в более широком спектре вопросов для автоматизации подготовки документов, необходимых для проведения закупки. Так, определённая инициатором закупки при заполнении заявки на проведении закупки категория продукции является командой для искусственного интеллекта выбрать из корпоративной библиотеки определённый вариант типовой документации и проекта контракта. Остальные сведения заявки на проведение закупки после её утверждения – будь то отмеченные в закрытом перечне требования к участнику закупки или размер и форма обеспечения заявки – также автоматически включатся в соответствующие разделы закупочной документации и проекта контракта. На основании этих сведений также автоматически формируется опросник для инициатора закупок и организатора закупок, в обязательном порядке используемый ими при оценке заявок. Наконец, на основании сведений этого опросника автоматически же формируется проект итогового протокола с информацией об отклонённых заявка и причинах для отклонения, а также с ранжированием допущенных заявок и кандидатурой победителя закупки.

На каждой из указанных стадий именно уполномоченный сотрудник утверждает предложенный искусственным интеллектом проект или вносит в него коррективы с указанием оснований для таких корректив. Но автоматизация поможет избавить человека от излишней механической работы. Автоматизация же, в свою очередь, невозможна без разделения труда по вводу необходимых данных в компьютер. И именно разделение труда на основании принципов профессионализма с одной стороны и индивидуальной ответственности с другой стороны позволит совместить насколько это возможно интересы инициатор закупки и организатора закупок, а значит и приобрести качественную продукцию, используя при этом максимально эффективно и инструмент конкуренции.

 

Дмитрий Казанцев,

к.ю.н., руководитель Департамента нормативно-правового регулирования B2B-Center

 

 

 

Статья опубликована в журнале ВШЭ «Госзаказ: управление, размещение, обеспечение», № 53, 2018