Интернет-магазин для корпоративных закупок: основные разновидности

Сегодня существует много решений, которые в обиходе именуют интернет-магазинами. Разобраться в специфике каждого из них бывает непросто. А ещё сложнее – выбрать то, что подходит сложившейся системе закупок конкретного заказчика со всеми её особенностями и спецификой.

2023 год ознаменован выходом на рынок целого ряда продуктов, в том или ином виде позиционирующих себя в качестве интернет-магазинов для проведения корпоративных закупок. Сам по себе подобный подход не является новостью для России: так, малые электронные закупки постепенно завоёвывают популярность и у государственных заказчиков, и у заказчиков, работающих по Закону № 223-ФЗ. Корпоративный интернет магазин, при должной реализации, и в самом деле способен кратно сократить затраты времени и сил на проведение закупки при одновременном сохранении её конкурентного потенциала.

Однако разнообразие схожих, на первый взгляд, продуктов порождает целый ряд вопросов относительно специфики каждого из них. Терминологическое разнообразие лишь усиливает неразбериху: в отсутствие устоявшихся обозначений два похожих решения могут называться совершенно по-разному, а онтологические различающиеся между собой решения могут, наоборот, обозначаться один и тем же термином.

Терминология и содержание

Сейчас не только в обиходе, но и в профессиональном сообществе используется множество терминов для описания близких, но не всегда тождественных понятий: макретплейс, малая электронная закупка, каталог, электронная витрина, закупка малого объёма в электронной форме, корпоративный интернет-магазин. Из закупочной практики ЕС – и Италии в частности – можно заимствовать термин «динамическая закупка». Иногда эти определения сочетаются в самых причудливых комбинациях.

Однако для того, чтобы хотя бы в самом первом приближении классифицировать продукты и не по названию, а по сути, необходимо выделить совокупность именно сущностных признаков. Уникальной совокупностью признаков и будет характеризоваться каждое уникальное решение. Этой же совокупностью оно будет отделяться от близких по идее, но иных по сути решений.

Общим для всех решений будет то, что поставщик первым загружает свои предложения о поставке продукции в специальную электронную систему, к которой потом обращается заказчик для заказа продукции и оформления поставки. Таким образом, заказчик может потенциально рассчитывать на все те предложения, которые были загружены поставщиками в систему до того, как заказчик разместил в ней свою потребность.

Такой подход во многом противоположен классической закупке, в рамках которой заказчик сперва объявляет о своей потребности, после чего в течение определённого времени ожидает предложений от поставщиков (которые, кстати, могут и не последовать). Очевидным образом, институт предварительных предложений поставщиков в любом случае позволяет экономить время на приобретение продукции. Однако при этом необходимо прежде всего ответить на несколько основополагающих вопросов, которые и позволят выявить необходимые базовые признаки решения:

1. Является ли предварительное предложение юридически значимым?
2. Кто принимает решение о выборе закупаемой продукции?
3. Проходят ли потенциальные поставщики квалификационный отбор?
4. Как определяется поставщик продукции?
5. В какой момент фиксируется цена и предмет поставки?

На основании ответа на эти 5 вопросов можно выделить 4 базовых типа решений:

1. Электронная витрина.
2. Динамическая закупка.
3. Корпоративный интернет-магазин.
4. Специализированный маркетплейс.

Электронная витрина

Электронная витрина даёт заказчику возможность моментального сбора предварительных предложений потенциальных поставщиков для их последующего конкурентного сопоставления.

Электронная витрина – простейший вариант использования инструмента предварительных предложений. Такие предложения загружаются поставщиками в электронную систему по установленной форме. Как правило, форма включает наименование продукции, её базовое описание и визуализацию, регионы и сроки поставки и т.п. базовые сведения. Эти сведения нужны для машинной обработки предварительных предложений.

Машинная обработка необходима для того, чтобы из всех загруженных предложений выбрать те, которые релевантны потребности заказчика. Заказчик описывает свою потребность по форме, корреспондирующей той, с помощью которой до того свои предложения описывают поставщики.

В течение нескольких секунд после загрузки потребности в электронную систему заказчик получает подборку релевантных предложений. Он может ранжировать эту подборку по тому или иному основанию – например, по цене, по сроку поставки и т.д. Однако это ранжирование не является юридически значимым. Иными словами, в конечном итоге заказчик по субъективному усмотрению выбирает одно из подобранных системой предварительных предложений.

При этом и предварительное предложение не является юридически значимой офертой поставщика. Если заказчик выбрал его предложения, то поставщик может уточнить наличие необходимой продукции на складе, актуализировать цену и уточнить иные условия. Все эти параметры определяются в рамках двусторонних преддоговорных переговоров заказчика с выбранным им поставщиком. И только по итогам этих переговоров заключается (или не заключается) договор поставки.

При этом и сами переговоры, и подписание договора технически может осуществляться в рамках всё той же системы.

Динамическая закупка

Динамическая закупка позволяет автоматизировать не только сбор предложений, но и их конкурентное сопоставление по прозрачным правилам, а также заключение сделки.

Алгоритмика динамической закупки внешне схожа с алгоритмикой электронной витрины: поставщики загружают предложения – заказчик заявляет потребность – система автоматизированно подбирает предложения, релевантные потребности. Однако при это есть несколько принципиальных нюансов.

Во-первых, предложение поставщика является юридически значимой офертой. Иными словами, после того, как поставщик опубликовал своё предложение с указанием поставляемой продукции, цены поставки и иных условий поставки, он должен будет выполнить поставку именно на этих условиях для каждого, кто акцептовал их.

При этом, разумеется, до момента акцепта поставщик может изменять любые условия в режиме реального времени, динамически. Отсюда и название «динамическая закупка». Причиной корректировки может стать изменение ценовой конъюнктуры, колебание объёмов складских запасов, корректировки логистики и т.п.

Во-вторых, из статуса предложения поставщика как оферты следует то, что выбор этого предложения заказчиком является акцептом этой оферты. Соответственно, в момент акцепта оферты – то есть в момент выбора конкретного предложения – между заказчиком и поставщиком возникает правоотношения по поводу поставки. Условия поставки определяются содержанием акцептованного предложения. Преддоговорные переговоры в данном случае являются сугубо факультативным элементом.

В-третьих, юридическая значимость факта выбора конкретного предложения требует прозрачности такого выбора. Самый простой подход в данном случае – ранжирование по цене: акцептуется то предложение, которое дешевле прочих. Однако технически возможно как ранжирование по неценовому критерию, так и многофакторное ранжирование. В последнем случае заказчику необходимо вместе с потребностью завести матрицу ранжирования с указанием критериев, подлежащих машинной обработке, и удельного веса каждого из них.

Всё это требует и для продукции поставщика, и для потребности заказчика более детального и формализованного описания по сравнению с электронной витриной.

Корпоративный интернет-магазин

Корпоративный интернет-магазин служит для сокращения дистанции между поставщиком и конечным потребителем: заказ поступает последнему в течение нескольких дней после заявления потребности. При этом с поставщиком предварительно заключается рамочное соглашение, во исполнение которого он и выполняет поставку по заявкам.

В корпоративном интернет-магазине не происходит сравнения и ранжирования предложений поставщиков для последующего выбора победителя. Поставщики для такого магазина определяются заранее профессиональным закупщиком. Он может даже провести для этого классическую конкурентную процедуру. Для каждой конкретной закупочной позиции утверждается конкретный поставщик (реже – основной и резервный поставщики либо группа поставщиков, за каждым из которых закреплён свой регион поставки). В любом случае, с выбранным поставщиком перед загрузкой его номенклатуры в интернет-магазин заключается рамочный договор.

В рамочном договоре перечисляется продукция, которую поставщик обязан предоставлять по заявке заказчика, форма такой заявки, сроки доставки и порядок определения цены. В идеальных экономических условиях цена может быть фиксированной, однако за неимением таких условий целесообразно зафиксировать порядок её актуализации.

В самом интернет-магазине работает уже не профессиональный закупщик, а конечный потребитель приобретаемой продукции. Интерфейс магазина служит для него визуализацией номенклатуры.  «Корзина», в которую он складывает выбранные товары, является визуализацией заявки на поставку продукции.

После утверждения заявки – это может делать сам конечный потребитель в пределах отведённых ему лимитов либо его руководитель – перечень продукции, необходимый к поставке, автоматизировано уходит поставщику посредством функциональности всё того же интернет-магазина. В порядке и в сроки, указанные в рамочном соглашении, поставщик исполняет заявку. Факт исполнения заявки является основанием для оплаты.

Для заказчика интернет-магазин удобен не только тем, что позволяет не только разгрузить профессиональных закупщиков от рутинной работы и повысить скорость удовлетворения потребности конечных потребителей. Функциональность интернет-магазина позволяет произвести ретроспективный анализ заявок каждого конечного потребителя, что может быть использовано как для контроля, так и для прогнозирования закупок будущих периодов.

Специализированный маркетплейс

Отраслевой маркетплейс представляет собой витрину, объединяющую поставщиков конкретной отрасли или даже конкретного заказчика. При этом такая витрина предусматривает обязательный квалификационный отбор потенциальных поставщиков и опцию прозрачного сопоставления их предложений, в т.ч. на основании многофакторного сравнения.

Функциональность специализированного маркетплейса для пользователя может казаться похожей на функциональность электронной витрины: поставщики загружают предложения – заказчик заявляет потребность – система автоматизированно подбирает предложения, релевантные потребности. Однако, в отличие от электронной витрины, все такие поставщики проходят предварительный квалификационный отбор и проверку соответствия стандартам отрасли.

Кроме того, отраслевая специфика может требовать не обобщённого, как на электронной витрине, а более детализированного и специализированного описания продукции, предлагаемой к поставке.

Наконец, функциональность специализированного маркетплейса может включать возможность не только выбора одного из предложений по субъективному усмотрению заказчика, но и формализованное ранжирование таких предложений, а также одновременный выбор нескольких предложений для удовлетворения потребности силами нескольких поставщиков.

Гибриды

На практике возможно как существование промежуточных вариантов, так и функционирование нескольких решений в рамках одного интернет-магазина.

Например, интернет-магазин монопоставщика – такой инструмент давно применяется в сегменте B2C, но пока ещё является редкостью в сегменте B2B – по своей функциональности близок к корпоративному интернет-магазину, но при этом схож с динамическими закупками как своим целевым назначением в виде обслуживания потенциально неограниченного круга заказчика, так и отсутствием рамочных договоров с заказчиками.

Другой пример: при использовании одной системы для приобретения широкого круга продукции могу быть предусмотрены разные сценарии для разных объёмов и предметов закупки. Например, штучная закупка канцелярских товаров может осуществляться по сценарию корпоративного интернет-магазина, а приобретение уникальной продукции – по сценарию специализированного маркетплейса.

Наконец, каждое из базовых решений может модифицироваться дополнительными настройками. Например, после загрузки в систему потребности заказчика поставщикам может предоставлять время для актуализации своих предложений. Более того, поставщики могут приглашаться к ценовому или даже многофакторному блиц-соревнованию в режиме реального времени. Такие настройки могут быть либо предусмотрены по умолчанию, либо включаться заказчиком при формулировке потребности в приобретении конкретного товара или группы товаров.