От электронных документов до Source-to-pay. Автоматизация закупок шаг за шагом

 

Использование информационных технологий сегодня у всех на слуху. Едва ли IT может стать панацеей ото всех проблем современности. Но закупки являются как раз той сферой, в которой эти технологии могут привести к качественному повышению эффективности работы. Для того, чтобы добиться этого результата, важно как понимание необходимых для того инструментов, так и системный взгляд на их использование.

 

Цифровизация закупочной работы

Цифровизация закупок - это часть модернизации закупочной работы. Цель такой модернизации - повышение качества закупок при одновременном снижении усилий на их проведение. Одним из факторов повышения качества закупок является повышение их прозрачности и снижение риска преднамеренной или непреднамеренной ошибки, что при должном построении системы также может быть достигнуто посредством цифровизации.

Цифорвизация закупок не может быть реализована в отрыве от общего развития системы закупок заказчика. Для того, чтобы цифровизация состоялась и при этом была действительно полезной заказчику, необходимо одновременное наличие следующих факторов:

1. Выстроенная система закупок. В рамках этой системы каждый бизнес-процесс должен быть предусмотрен в виде алгоритма. Алгоритмы должны быть взаимосвязаны между собой так, чтобы результат предыдущего становился отправной точной для последующего. Информация, документы и решения должны быть встроены в эти алгоритмы, причём так, чтобы для каждого решения, для каждой категории информации и для каждого документа было одно и только одно определённое место в общей последовательности действий. Без наличия выстроенной системы закупок цифровизация в сущности своей останется лишь сканированием бумажных документов, обращающихся хаотических образом.
2. Наличие политической воли. Любая новая система требует инвестиции времени и усилий со стороны пользователей. Без наличия политической воли руководства заказчика невозможно внедрить новую систему, в т.ч. и систему электронных закупок, на добровольных началах.
3. Готовность исполнителей. Цифровая система не заработает, если исполнители не будут понимать правил и удобств её использования. Без понимания удобств работа в электронной системе будет тем или иным образом саботироваться. Без понимания правил затраты времени и сил на использование электронных инструментов будут таковы, что вместо экономии ресурсов на проведение закупки заказчик получит их перерасход. Для минимизации этих рисков заказчику необходимо, во-первых, провести разъяснение необходимости использования электронных инструментов, во-вторых организовать обучение исполнителей методам работы с этими инструментами, а в-третьих – определить пилотный проект для практической апробации электронных закупок.
4. Готовность поставщиков. Цифровые закупки будут работать там и только там, где поставщики со своей стороны готовы работать с заказчиком в цифровой среде. Без наличия этого фактора цифровизация принесёт лишь несостоявшиеся конкурентные закупки.

Если хотя бы одно из перечисленных выше ключевых условий отсутствует, то велик риск оцифровки закупочной работы для «галочки», без ощутимых реальных результатов. Если под вопросом сразу несколько условий, то возможности для цифровизации закупок явно ещё не созрели.

Невозможно перейти в цифровой формат закупочного взаимодействия одномоментно, по результатам реализации одного проекта. Цифровая транформация закупок реализуется в несколько этапов, важнейшие из которых можно разделить на этапы создания цифровой среды и этапы развития цифровой системы.

Создание цифровой среды для закупок требует от заказчика реализации по крайней мере следующих этапов:

1. Систематизация закупочных бизнес-процессов.
2. Регламентация закупочных бизнес-процессов.
3. Описание закупок закупочных бизнес-процессов в виде алгоритмов.
4. Создание программного обеспечения для реализации закупочных алгоритмов.
5. Отладка функциональности программного обеспечения для реализации закупочных алгоритмов.
6. Разработка дизайна и дружелюбного интерфейса цифровой среды закупок.
7. Тестирование созданной цифровой среды на пилотном проекте. 

Развитие цифровой системы закупок, которое становится возможным после создания цифровой среды, предполагает последовательный переход шаг за шагом на очередной уровень автоматизации. В качестве ключевых уровней можно выделить следующие:

1. Использование электронного документооборота.
2. Проведение выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) в электронной форме.
3. Использование принципа наследования данных при подготовке документов, связанных с закупками.
4. Автоматизация выбора поставщика (подрядчика, исполнителя).
5. Цифровизация закупок source-to-pay.

Заказчик не обязан непременно проходить все эти пять уровней. Он может остановиться на том из них, который в настоящий момент в наибольшей степени адекватен специфики его бизнеса и характеру его взаимодействия с поставщиками. Каждый очередной уровень нужен лишь для того, чтобы расширять возможности заказчика по экономии денег, времени и сил за счёт использования цифровых технологий.

 

 

Автоматизация подготовки документов

Первый шаг на пути цифровой трансформации — это использование электронного документооборота. Такой документооборот сперва может быть внедрён в организации даже без использования функциональности электронной торговой площадки. Первоначальная цель внедрения электронного документооборота заключается в отказе от использования бумажных носителей, в простоте доведения документа до адресата и в простоте изменения его содержания.

Впрочем, этими целями работа с электронными документами не исчерпывается. Конечная цель — это аккумуляция и систематизация всех сведений о закупочной работе заказчика. А это уже подспорье и для качественной работы с потребностью, и для работы со складскими запасами, и для централизации закупок, и для их планирования.

Второй шаг в построении электронной среды — это тайминг. Иными словами, для работы над каждым документом должно быть предусмотрено определённое время, и одной из ценностей системы электронного документооборота является фиксация этого времени и оповещение о нём всех заинтересованных пользователей.

 

Следующим шагом можно назвать интеграцию системы электронного документооборота с предустановленными формами, что позволяет качественно повысить экономию времени — ведь при наличии форм сотруднику больше не нужно составлять весь документ «с нуля» (или копировать из собственной коллекции форм с риском ошибки при редактировании такой «рыбы»), а достаточно просто заполнить ключевую информацию в отведённых для того полях формы.

И, наконец, развитые системы электронного документооборота подразумевают интеграцию с внешними системами — будь то официальные базы данных, внутренние или внешние электронные магазины или электронные торговые площадки.

По мере распространения электронных технологий логичным кажется их приложение к оформлению закупочной документации. Это становится возможно благодаря использованию шаблонов документов цифровой среде и наследованию данных, в т.ч. для автоматизированного предзаполнения форм таких документов. Стандартизация сроков, процедур и даже требований к участникам закупки также говорит в пользу разработки и утверждения типовых контрактов. По сути, заказчику при подготовке каждой закупки остаётся лишь указать в «шаблоне» документации предмет закупки, требования к закупаемой продукции, начальную (максимальную) цену и условия будущей поставки.

На практике многие заказчики и сегодня занимаются именно этим: выбирают один из имеющихся у них шаблонов в зависимости от способа закупки и от того, какую категорию продукции они закупают, а после вручную указывают в специально отведённых полях «переменные». Но ведь именно эти переменные состоят по большей части их тех сведений, которые заказчик уже отразил в плане! Так не лучше ли обеспечить автоматическую трансляцию этих сведений в типовую документацию прямо из плана закупок, дабы исключить «механическую» работу человека, а значит, и фактор ошибки?

Технически для этого необходима лишь библиотека типовой закупочной документации, размещённая в системе электронного документооборота не в виде текста, а в виде простейшего программного кода, включающего помимо текстовых значений ещё и переменные. Каждая такая переменная должна быть привязана к определённому столбцу плана закупок — будь то «количество закупаемых товаров, работ, услуг», «начальная (максимальная) цена» или «планируемый срок окончания исполнения контракта». Строчка же, необходимая для выбора данных, соответствующих переменной при конкретной закупке, определяется идентификационным кодом этой закупки в плане закупок. В этом и заключается основа интеграции плана с библиотекой типовой закупочной документации.

Важно то, что для тестирования такой схемы не нужна полная библиотека типовой закупочной документации, а возможно её поэтапное внедрение. Первым шагом и вовсе могут стать, например, типовые извещения о проведении запроса цен в электронной форме. И лишь после этого придёт черёд конкурсных и аукционных извещений и документаций. Для таких нечасто используемых способов закупки, как, например, двухэтапный конкурс, и вовсе можно оставить действующую схему: усилия от цифровизации закупочной документации двухэтапного конкурса не окупятся экономией времени в тех редких случаях, когда она понадобится заказчику на практике. Да и вообще по мере наполнения библиотеки типовой закупочной документацией у заказчика, разумеется, должна быть возможность работать в старом, привычном ему формате и с теми закупками, типовая документация по которым ещё не оцифрована, и с теми закупками, функциональность автоматизированного заполнения документации по которым требует тестирования и привыкания.

Документ о планировании, разумеется, не может и не должен подменять собой документацию о закупке, пусть даже последняя и всецело базируется на нём. А потому автоматизированное заполнение полей типовой закупочной документации данными плана закупок ни в коем случае не должно означать запрета на редактирование этих полей. Право «предмодерации» и уточнения данных, предложенных системой, должно оставаться неотъемлемым правом заказчика при составлении документации о закупке, тем более что именно заказчик своей электронной подписью удостоверяет финальную версию этой документации. Проще говоря, упомянутый выше программный код должен предлагать заказчику документацию о закупке с автозаполняемыми полями в редактируемом виде. А такие поля, как, например, «требования к описанию предложения участника открытого конкурса в электронной форме» и «критерии оценки заявок на участие в открытом конкурсе в электронной форме, величины значимости этих критериев» в любом случае заполняются лишь на стадии формирования конкурсной документации.

Как система поймёт, в какой типовой документации из библиотеки ей нужно заполнить переменные, и не спутает конкурсную документацию с аукционной? Эти сведения должны определяться как минимум столбцом плана «способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя)». По мере развития библиотеки типовой закупочной документации и дифференциации аспектов последней в зависимости от категории предмета закупки конкретный файл типовой документации будет определяться сочетанием способа закупки и категории закупаемой продукции.

Потенциал такой системы не ограничивается лишь вопросом формирования закупочной документации. Предельная цель — сквозная интеграция данных от плана закупок через закупочную документацию и договор до документов о его исполнении. Разумеется, каждый последующий шаг развития потребует выверенных и дифференцированных форм документов, будь то типовые контракты или экспертные заключения о соответствии результатов исполнения контракта его условиям. Но вместе с тем каждый шаг будет и шагом к повышению прозрачности системы закупок.

 

Автоматизация процессов

После реализации функциональности наследования данных возникают организационные и технологические условия для автоматизации закупки. Автоматизация не означает устранение человека от закупки. Она означает возложение всей рутинной работы на программно-аппаратный комплекс. После автоматизации закупок человек только принимает решения на ключевых этапах.

Простейший вариант конкурентной закупки после автоматизации проходит в следующем виде:

1. Уполномоченный сотрудник фиксирует потребность в закупке с помощью интерфейса электронной системы.
2. Робот проверяет наличие складских запасов и действующих рамочных соглашений для удовлетворения потребности без проведения закупки.
3. Робот автоматически определяет способ закупки, проект закупочной документации и сроки проведения закупки в зависимости от параметров потребности.
4. Робот автоматически формирует проект закупочной документации и проект договора с использованием библиотеки типовых документов и параметров, указанных при фиксации потребности.
5. Уполномоченный сотрудник отслеживает верность выбранных инструментов, верность выбора и заполнения форм, при необходимости вносит недостающие данные и утверждает результаты подготовки закупки.
6. Робот сохраняет утверждённые параметры.
7. Робот автоматически объявляет электронную закупку в заранее назначенное время.
8. Робот организует рассылку приглашений релевантным поставщикам, аккумулирует их предложения, предоставляет им площадку для соревнования в режиме реального времени.
9. Поставщики указывают свои предложения об условиях поставки в интерфейсе электронной системы и там же подтверждают декларации о соответствии квалификационным требованиям.
10. Робот автоматически проверяет сведения деклараций по открытым источникам.
11. Робот автоматически ранжирует заявки на основании матрицы сопоставления.
12. Робот предлагает проект протокола допуска к участию в закупке и проект ранжирования допущенных участников, а также предоставляет уполномоченному сотруднику заказчика доступ к технической документации, загруженной поставщиками.
13. Уполномоченный сотрудник исследует техническую документацию поставщиков.
14. Уполномоченный сотрудник вносит, при необходимости, корректировки в проекты, подготовленные роботом, и утверждает итоговый проткол закупки.
15. Робот составляет договор на основании проект договора и предложения победителя закупки.
16. Робот отправляет договор на подписание поставщику и отслеживает его подписание.
17. Поставщик подписывает договор.
18. Робот напоминает заказчику и поставщику о сроках поставки.
19. Робот формирует проекты документов о приёмке продукции.
20. Заказчик и поставщик проводят приёмку и подписывают приёмочные документы, проекты которых были подготовлены роботом.

Таким образом, сохраняется контроль уполномоченного сотрудника за закупкой. При этом качественно сокращаются его временные затраты на работу с каждой отдельно взятой закупкой. Минимизируется риск его ошибки. Иными словами, специалист по закупкам переходит от работы технической к работе экспертной.

Сквозная интеграция всех закупочных процессов в цифровой среде создаёт условия для формирования системы S2P. Source-to-pay - это цифровизация всего комплекса закупочной работы, включая все взаимодействия между заказчиком и поставщиком.

В этой системе все бизнес-процессы, связанные с закупкой, проходят в цифровой среде и реализуются с помощью искусственного интеллекта. Помимо описанной выше автоматизации закупочного взаимодействия такой искусственный интеллект после прохождения машинного обучения может выполнять следующие дополнительные функции:

• Контроль складских запасов и уведомление заказчика об их истощении. Робот не просто принимает заявку о закупке, но и сам прогнозирует возникновение потребности в такой закупке. При этом учитывается категория товара, его востребованность, данные по объёму его использования, условия и сроки его хранения и т.д.
• Выбор оптимального инструмента. На основании анализа рынка и специфики закупаемой продукции робот предлагает заказчику спектр наиболее эффективных решений: проведение конкурентной закупки, закупка у единственного поставщика, продление договора с текущим поставщиком, разделение одной потребности на несколько лотов и т.д.
• Расширенная проверка поставщика. Робот не просто проверяет сведения о поставщике, включённые в государственные реестры и иные открытые источники, но и анализирует связанную с ним судебную практику, опыт его предшествующего взаимодействия с заказчиком, опыт его участия в регулируемых закупках (сведения о которых можно почерпнуть в ЕИС) и т.п.
• Определение логистики доставки. Робот не просто высчитывает определённый маршрут и его стоимость, но и позволяет заказчику отслеживать движение груза в режиме реального времени.
• Контроль сроков поставки. Робот отслеживает не только подписание документов о приёмке, но и отправку товара, поступление его на склад заказчика, а при необходимости - и этапы его изготовления. При этом он уведомляет и заказчика, и поставщика о приближении сроков, установленных для очередной "контрольной точки", и напоминает ожидаемые результаты её прохождения.
• Контроль сроков оплаты. Робот напоминает заказчику об обязательствах по оплате каждого этапа поставки, формирует соответствующие документы, уведомляет о наличии средств для оплаты и информирует заказчика о доступных ему финансовых инструментах.

На робота можно возложить и иные функции. Главное при этом то, что в цифровую среду помещаются все вопросы, связанные с закупками. И такая цифровизация превращается из дани моде в прикладной и эффективный инструмент повышения результативности хозяйственной деятельности заказчика, экономии его издержек и снижения рисков.

 

Автоматизация решений

Даже в описанном выше примере заметно то, что привлечение искусственного интеллекта позволяет возложить на него принятие решений на отдельных вспомогательных «узлах» закупочной работы. Робот проанализирует вкусы посетителей ресторана и проследит за тем, чтобы в его холодильниках было достаточно продуктов. Робот проверит поставщиков и укажет на неблагонадёжных. Робот подскажет оптимальную ценовую политику исходя из конъюнктуры рынка.

Однако всё это подводит нас к той грани, за которой искусственный интеллект превращается из инструмента принятия решения в субъекта принятия решения. И в некоторых сферах бизнес уже сегодня перешёл эту грань. Например, по мере приближения дефицита рыбы или мяса на кухне сервиса по доставке домашней еды робот сам, не спрашивая человека отправляет заказ поставщику для пополнения складских запасов. А это означает революционную для сложившейся правовой системы ситуацию: робот заключает сделку.

Каков механизм установления правосубъектности сделки? Каков механизм её судебной защиты? По каким основаниям она может быть оспорима? На эти и другие вопросы теоретикам права ещё только предстоит ответить. Но ответы эти имеют самое прикладное значение уже сегодня. Ведь по мере автоматизации бизнес-процессов описанные выше схемы закупочной работы становятся всё более и более востребованными.

В этих условиях важно помнить: каждый новый шаг на пути автоматизации закупочной работы от от электронных документов до Source-to-pay и далее к принятию решений искусственным интеллектом открывает новые возможности, но при этом одновременно и ставит новые задачи. Последовательное, вдумчивое и системное решение этих задач, сопряжённых с реализацией цифровой трансформации, становится сегодня не только необходимым условием, но и фундаментальной основой развития.

 

Дмитрий Казанцев, к.ю.н.

 

Статья опубликована в журнале ВШЭ «Госзаказ: управление, размещение, обеспечение», № 67, 2022