Пять цифровых трансформаций

В России сперва коммерческие, а затем и государственные закупки в XXI веке уже прошли большой путь по поэтапному внедрению электронных технологий. Иногда электронные технологии в закупках становились данью моде, но чаще – прикладным инструментом. Для того, чтобы спрогнозировать будущее цифровых технологий в этой важной сфере, необходимо по крайней мере в общих чертах проанализировать этот путь.

Такой анализ даст нам возможность отследить те ключевые трансформации, каждая из которых принципиальным образом меняла значение цифровых технологий в закупочной деятельности. И та трансформация, которая в этой сфере происходит сегодня на наших глазах, не ограничивается лишь вопросами технологии, но касается и вопросов права.

 

1. Закупки в электронной форме

Первым шагом на пути использования цифровых технологий в закупках стало сперва экспериментальное, а затем и повсеместное внедрение электронной формы конкурентной закупки. Конкурентную закупку в электронной форме можно определить как процедуру конкурентного выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), в рамках которой все отношения между организатором и участниками закупки – в том числе обмен информацией, юридически значимый документооборот и соревнование предложений в режиме реального времени - реализуются в сети Internet. Иными словами, вся закупка проходит без offline-контактов и обмена бумажными документами. Разумеется, всё это невозможно без «нулевого» шага в виде внедрения хозяйствующими субъектами электронного документооборота. Но этот интереснейший вопрос находится за рамками тематики данной статьи.

Первые электронные конкурентные закупки стали проводиться негосударственными заказчиками в 2002 году, а к концу десятилетия электронные аукционы были введены и для государственных заказчиков. И хотя широкий спектр инструментария электронных закупок не ограничивается лишь аукционом, но сам по себе этот шаг стал важнейшей вехой признания электронных закупочных технологий. Положительные последствиях применения электронных закупок в государственном секторе примерно в то же время были отмечены и в зарубежных исследованиях. Таким образом, электронная форма во II десятилетии являются нормой и для государственных закупок, и для коммерческих закупок.

Электронные конкурентные закупки и формата B2B (business-to-business), и формата B2G (business-to-government) проводились и проводятся на электронных торговых площадках. Функциональность этих площадок постоянно развивается. Однако ключевая задача – это обеспечение прозрачного и конкурентного выбора поставщика. Иными словами, центральный вопрос электронной формы закупки сводится к обеспечению использования цифровых технологий в комплексе бизнес-процессов, начинающихся объявлением конкурентной закупки и заканчивающихся объявлением победителя этой закупки. Хотя сегодня электронные торговые площадки предоставляют своим пользователям и дополнительные опции (например, возможность заключения договора в электронной форме), ключевой их задачи это не изменяет.

Однако на деле комплекс закупочных бизнес-процессов куда обширнее, чем объявление и проведение закупки. Он начинается с обоснования потребности, её формализации потребности и включения в план закупочной работы – а заканчивается приёмкой поставленной продукции, её включением в производственно-хозяйственную деятельность заказчика и анализом эффективности приобретённой продукции. И внедрение электронных технологий в полную совокупность этих отношений требует следующего шага. Условно назовём его цифровизацией.

 

2. Цифровизация закупочной работы

Цифровизация закупок – это перевод закупочных бизнес-процессов в электронную форму. Такая трансформация требует создания специализированного портала, обеспечивающего прохождение бизнес-процессов в цифровой среде, в т.ч. обмен необходимой информацией, формирование юридически значимых документов, фиксация решений и т.д.

Цель такой трансформации – повышение качества закупок при одновременном снижении усилий на их проведение. Одним из факторов повышения качества закупок является повышение их прозрачности и снижение риска преднамеренной или непреднамеренной ошибки.

Невозможно перейти в цифровой формат закупочного взаимодействия одномоментно, по результатам реализации одного проекта. Цифровая транформация закупок реализуется в несколько этапов. Важнейшие из них - это создание цифровой среды и развитие цифровой системы. Очевидным образом эти этапы реализуются последовательно.

Создание цифровой среды для закупок требует от заказчика реализации по крайней мере следующих этапов:

1. Систематизация закупочных бизнес-процессов.
2. Регламентация закупочных бизнес-процессов.
3. Описание закупок закупочных бизнес-процессов в виде алгоритмов.
4. Создание программного обеспечения для реализации закупочных алгоритмов.
5. Отладка функциональности программного обеспечения для реализации закупочных алгоритмов.
6. Разработка дизайна и дружелюбного интерфейса цифровой среды закупок.
7. Тестирование созданной цифровой среды на пилотном проекте. 

Развитие цифровой системы закупок, которое становится возможным после создания цифровой среды, предполагает последовательный переход шаг за шагом на очередной уровень автоматизации. В качестве ключевых уровней можно выделить следующие:

1. Использование электронного документооборота.
2. Проведение выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) в электронной форме.
3. Использование принципа наследования данных при подготовке документов, связанных с закупками.
4. Автоматизация выбора поставщика (подрядчика, исполнителя).
5. Цифровизация закупок source-to-pay.

Однако цифровизация закупок, при всех своих удобствах, в глобальном смысле означает лишь реализацию старых процессов в новой среде. Исполнитель получает более удобный инструмент. При должном навыке этот инструмент позволяет ему сберечь время и силы, а то и повысить качество работы. Вот только содержание этой работы принципиальным образом не изменяется.

Подчас в обиходе термины «цифровизация» и «автоматизация» используют как синонимы. На деле же это две качественно различные эволюционные стадии одного процесса. Переход от цифровизации к автоматизации – это качественная трансформация, по итогам которой часть привычной работы человека начинает выполняться алгоритмами программно-аппаратного комплекса.

 

3. Автоматизация подготовки документов

Автоматизацию в самом общем виде можно определить как выполнение отдельных хозяйственных процессов роботом. Под роботом в данном случае мы в самом широком смысле понимаем программно-аппаратный комплекс, действующий по заданным человеком алгоритмам. Это может быть автоматизация сборки, автоматизация обработки данных или автоматизация бизнес-процессов.

Первый шаг автоматизации закупок – это создание системы электронного документооборота с предустановленными формами. Эта система позволяет исполнителю не составлять весь документ «с нуля» (или копировать из собственной коллекции форм с риском ошибки при редактировании такой «рыбы»), а только заполнять ключевую информацию в отведённых для того полях специально разработанной формы.

И закупки B2G, и закупки B2B представляют собой перспективную среду для автоматизации процессов подготовки документов. Стандартизация сроков, процедур и даже требований к участникам закупки говорит в пользу разработки и утверждения типовых форм. По мере распространения электронных технологий логичным кажется их приложение к оформлению закупочной документации. Это становится возможно благодаря использованию шаблонов документов цифровой среде и наследованию данных. Под наследование данным в контексте бизнес-процессов (т.е. с т.з. пользователя) в данном случае мы понимаем возможность автоматизированного предзаполнения форм документов, контрактов и т.д. По сути, заказчику при подготовке каждой закупки остаётся лишь указать в «шаблоне» документации предмет закупки, требования к закупаемой продукции, начальную (максимальную) цену и условия будущей поставки.

На практике многие заказчики и сегодня занимаются именно этим: выбирают один из имеющихся у них шаблонов в зависимости от способа закупки и от того, какую категорию продукции они закупают, а после вручную указывают в специально отведённых полях «переменные». Но ведь именно эти переменные состоят по большей части их тех сведений, которые заказчик уже отразил в плане! Так не лучше ли обеспечить автоматическую трансляцию этих сведений в типовую документацию прямо из плана закупок, дабы исключить «механическую» работу человека, а значит, и фактор ошибки?

Технически для этого необходима лишь библиотека типовой закупочной документации, размещённая в системе электронного документооборота не в виде текста, а в виде простейшего программного кода, включающего помимо текстовых значений ещё и переменные. Каждая такая переменная должна быть привязана к определённому столбцу плана закупок — будь то «количество закупаемых товаров, работ, услуг», «начальная (максимальная) цена» или «планируемый срок окончания исполнения контракта». Строчка же, необходимая для выбора данных, соответствующих переменной при конкретной закупке, определяется идентификационным кодом этой закупки в плане закупок.

Для эффективного использования электронной системы пользователю должно быть достаточно профессиональных знаний в своей области – он не обязан специально вникать в хитросплетения непонятных кнопок электронного сервиса, выстроенного на «костылях» и заполненного неудобоваримым контентом.

Для обеспечения такого состояния системы важна и её общая архитектура, и дизайн её оболочки. Несколько упрощая, можно сформулировать этот принцип так: система тем лучше, чем меньшее количество кнопок нужно нажать человеку для получения сложного результата, и чем меньшее время потратит он на отыскание очередной кнопки.

В рамках многомерных категорийных стратегий хорошим подспорьем могут стать даже такие классические опции, как выпадающие списки. Самый простой пример – выпадающий список способов закупки. Помимо этого, важно обеспечить предзаполнение данных, дабы человеку не приходилось раз за разом воспроизводить в новых документах в рамках одной закупки одно и то же наименование продукции, технические и функциональные характеристики и т.п. А для этого, в свою очередь, важно обеспечить наследование данные. Так, например, уже упомянутое наименование продукции, один раз указанное в плане закупок, далее автоматически воспроизводится и в техническом задании, и в извещении о закупке, и в закупочной документации, и т.д.

При этом право «предмодерации» и уточнения данных, предложенных системой, должно оставаться неотъемлемым правом человека. Проще говоря, упомянутый выше программный код должен предлагать документацию о закупке с автозаполняемыми полями в редактируемом виде.

Как система поймёт, в какой типовой документации из библиотеки ей нужно заполнить переменные, и не спутает конкурсную документацию с аукционной? Эти сведения должны определяться как минимум столбцом плана «способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя)». По мере развития библиотеки типовой закупочной документации и дифференциации аспектов последней в зависимости от категории предмета закупки конкретный файл типовой документации будет определяться сочетанием способа закупки и категории закупаемой продукции.

Потенциал такой системы не ограничивается лишь вопросом формирования закупочной документации. Предельная цель автоматизации составления документов — сквозная интеграция данных от плана закупок через закупочную документацию и договор до документов о его исполнении.

Однако описанная выше автоматизация по большому счёту лишь подготовительная стадия к куда более важно автоматизации – автоматизации бизнес-процессов.

 

4. Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизацию бизнес-процессов можно определить как обеспечение их прохождения с использованием алгоритмов программно-аппаратного комплекса. После реализации функциональности наследования данных возникают организационные и технологические условия для автоматизации закупки как совокупности бизнес-процессов, объединённых последовательностью прохождения и общей целью. Автоматизация не означает устранение человека от закупки. Она означает возложение всей рутинной работы на программно-аппаратный комплекс. После автоматизации закупок человек только принимает решения на ключевых этапах.

Простейший вариант конкурентной закупки после автоматизации проходит в следующем виде:

1. Уполномоченный сотрудник фиксирует потребность в закупке с помощью интерфейса электронной системы.
2. Робот проверяет наличие складских запасов и действующих рамочных соглашений для удовлетворения потребности без проведения закупки.
3. Робот автоматически определяет способ закупки, проект закупочной документации и сроки проведения закупки в зависимости от параметров потребности.
4. Робот автоматически формирует проект закупочной документации и проект договора с использованием библиотеки типовых документов и параметров, указанных при фиксации потребности.
5. Уполномоченный сотрудник отслеживает верность выбранных инструментов, верность выбора и заполнения форм, при необходимости вносит недостающие данные и утверждает результаты подготовки закупки.
6. Робот сохраняет утверждённые параметры.
7. Робот автоматически объявляет электронную закупку в заранее назначенное время.
8. Робот организует рассылку приглашений релевантным поставщикам, аккумулирует их предложения, предоставляет им площадку для соревнования в режиме реального времени.
9. Поставщики указывают свои предложения об условиях поставки в интерфейсе электронной системы и там же подтверждают декларации о соответствии квалификационным требованиям.
10. Робот автоматически проверяет сведения деклараций по открытым источникам.
11. Робот автоматически ранжирует заявки на основании матрицы сопоставления.
12. Робот предлагает проект протокола допуска к участию в закупке и проект ранжирования допущенных участников, а также предоставляет уполномоченному сотруднику заказчика доступ к технической документации, загруженной поставщиками.
13. Уполномоченный сотрудник исследует техническую документацию поставщиков.
14. Уполномоченный сотрудник вносит, при необходимости, корректировки в проекты, подготовленные роботом, и утверждает итоговый проткол закупки.
15. Робот составляет договор на основании проект договора и предложения победителя закупки.
16. Робот отправляет договор на подписание поставщику и отслеживает его подписание.
17. Поставщик подписывает договор.
18. Робот напоминает заказчику и поставщику о сроках поставки.
19. Робот формирует проекты документов о приёмке продукции.
20. Заказчик и поставщик проводят приёмку и подписывают приёмочные документы, проекты которых были подготовлены роботом.

Таким образом, сохраняется контроль уполномоченного сотрудника за закупкой. При этом качественно сокращаются его временные затраты на работу с каждой отдельно взятой закупкой. Минимизируется риск его ошибки. Иными словами, специалист по закупкам переходит от работы технической к работе экспертной.

Возможности автоматизации позволяют реализовать закупки и по принципиально новым процедурам — качественно сокращающим организационные издержки всех сторон закупочного процесса при сохранении конкурентности и прозрачности самой закупки. Уже сегодня набирают популярность т.н. «динамические закупки», в рамках которых сбор предложений поставщиков и их ранжирование де-факто автоматизировано. Вместо недель на сбор заявок и дней на их обработку весь процесс занимает несколько секунд. Этот инструмент получил своё место и в российских государственных закупках, и в закупках государственных корпораций и субъектов естественных монополий, проводимых среди поставщиков из числа субъектов малого и среднего предпринимательства. Ещё раньше схожий инструмент, базирующийся на автоматизации бизнес-процессов сбора и обработки предложений потенциальных поставщиков, были упомянут в Директиве ЕС «О публичных закупках» и стал едва ли не основным способом выбора поставщика в Закупочном кодексе Италии.

Сквозная интеграция всех закупочных процессов в цифровой среде создаёт условия для формирования системы S2P. Source-to-pay – это цифровизация всего комплекса закупочной работы, включая все взаимодействия между заказчиком и поставщиком. В этой системе все бизнес-процессы, связанные с закупкой, проходят в цифровой среде и реализуются с помощью искусственного интеллекта. Помимо описанной выше автоматизации закупочного взаимодействия такой искусственный интеллект после прохождения машинного обучения может выполнять следующие дополнительные функции:

• Контроль складских запасов и уведомление заказчика об их истощении. Робот не просто принимает заявку о закупке, но и сам прогнозирует возникновение потребности в такой закупке. При этом учитывается категория товара, его востребованность, данные по объёму его использования, условия и сроки его хранения и т.д. Система автоматически обновляет ключевые параметры и анализирует их с использованием технологий машинного обучения. Например, учитывается фактический срок выполнения заказа поставщиками. Ведь чем больше времени требуется поставщику, чтобы доставить товары, тем больше запасов вынужден держать производитель.
• Выбор оптимального инструмента. На основании анализа рынка и специфики закупаемой продукции робот предлагает заказчику спектр наиболее эффективных решений: проведение конкурентной закупки, закупка у единственного поставщика, продление договора с текущим поставщиком, разделение одной потребности на несколько лотов и т.д.
• Расширенная проверка поставщика. Робот не просто проверяет сведения о поставщике, включённые в государственные реестры и иные открытые источники, но и анализирует связанную с ним судебную практику, опыт его предшествующего взаимодействия с заказчиком, опыт его участия в регулируемых закупках (сведения о которых можно почерпнуть в ЕИС) и т.п.
• Определение логистики доставки. Робот не просто высчитывает определённый маршрут и его стоимость, но и позволяет заказчику отслеживать движение груза в режиме реального времени.
• Контроль сроков поставки. Робот отслеживает не только подписание документов о приёмке, но и отправку товара, поступление его на склад заказчика, а при необходимости - и этапы его изготовления. При этом он уведомляет и заказчика, и поставщика о приближении сроков, установленных для очередной "контрольной точки", и напоминает ожидаемые результаты её прохождения.
• Контроль сроков оплаты. Робот напоминает заказчику об обязательствах по оплате каждого этапа поставки, формирует соответствующие документы, уведомляет о наличии средств для оплаты и информирует заказчика о доступных ему финансовых инструментах.

И здесь мы подходим к ключевому вопросу. Для реализации всех этих возможностей недостаточно задать программно-аппаратному комплексу конечный алгоритм. Необходимо обеспечивать постоянное машинное самообучение на основание обработки больших данных. А значит, робот отчасти выполняет заданный человеком алгоритм – отчасти же, по результатам обработки больших данных, принимает решение.

 

5. Автоматизация решений

Привлечение к закупкам возможностей программно-аппаратного комплекса уже сегодня позволяет возложить на него принятие решений на отдельных вспомогательных «узлах» закупочной работы. Выбор способа закупки и шаблона закупочной документации – лишь малая часть таких решений.

Одна из первых сфер, в которой может быть использован искусственный интеллект в рамках закупочной деятельности – это управление складскими резервами. Здесь мы имеем дело с по крайней мере относительно стандартизированной продукцией, подлежащей регулярному пополнению в понятных объёмах. При наличии больших данных на эту тему искусственный интеллект сможет эффективнее человека инициировать очередную закупку, указывая на то, какая продукция подходит к концу – а также то, сколько и к какому сроку нужно будет закупить для оперативного пополнения запасов.

Следующий шаг – это указание искусственным интеллектом не только на подлежащую закупке продукцию, но и на оптимальный способ её закупки. Здесь мы вспоминаем про многофакторные категорийные стратегии. Если эти стратегии одновременно развиты, апробированы и прозрачны, то искусственный интеллект опять же лучше человека актуализировать данные, необходимые для выбора наиболее эффективной стратегии. Например, если рынок необходимой продукции в данное время в данном регионе по тем или иным причинам не является конкурентным, то искусственный интеллект сможет предложить сразу провести прямую закупку, а не тратить время и силы на безнадёжный аукцион. Или, например, он предложит предпочесть аукциону запрос цен – если ценообразование на рынке закупаемой продукции не является эластичным.

Развитием этого подхода является работа искусственного интеллекта над выбором оптимального поставщика. Здесь уже идёт речь не только об описанном выше автоматизированном начислении баллов. Искусственный интеллект должен учитывать качество предлагаемой поставщиками продукции, её надёжность, стоимость владения, используемую при производстве технологию, степень интеграции поставщика в производственную цепочку самого заказчика и т.п.

Использование искусственного интеллекта не означает устранение человека от закупочной работы. Оно означает лишь повышение экспертного уровня этой работы. Проще говоря, по мере внедрения искусственного интеллекта внимание специалиста по закупкам будет всё более и боле концентрироваться на нетиповых, специфических и особо важных ситуациях .

Уже сегодня на относительно небольших масштабах фирм, работающих в сфере приготовления и доставки «домашних обедов», тестируется фактическое делегирование роботу куда более радикальных вопросов. Робот анализирует вкусы посетителей ресторана и следит за тем, чтобы в его холодильниках было достаточно продуктов. Робот анализирует опыт взаимодействия с поставщиками и указывает на риски срыва поставок. Робот формирует оптимальную ценовую политику исходя из конъюнктуры рынка.

И это лишь частный пример. Те или иные варианты роботизации отдельных вопросов в рамках закупочного процесса можно увидеть в самых различных отраслях. Всё это подводит нас к той грани, за которой искусственный интеллект превращается из инструмента принятия решения в субъекта принятия решения.