Роботы в помощь заказчику. От автоматизации определения победителя к автоматизации всей закупочной работы
Электронные закупки, которые последнее время снова стали темой для всеобщего обсуждения, по сути своей являются лишь инструментом. И только от заказчика зависит, будет ли этот инструмент использоваться для воспроизводства привычных бюрократических процедур, но уже с использованием электронной подписи, или откроет возможности для качественной автоматизации закупочной работы.
В своё время решение автоматизировать определение лучшей цены при проведении в электронной форме стало передовым и без преувеличения поворотным в развитии государственных закупок. Наивно было бы воспринимать этот метод в качестве панацеи ото всех злоупотреблений, но в ту далёкую пору это стало решительным шагом в нужном направлении.
Однако с того времени прошло уже десять лет. Развитие технологий не останавливается, и сегодня в деле автоматизации закупок возможно не только многокритериальное сравнение предложений, когда-то казавшееся фантастикой, но и систематическая передача целого комплекса закупочных функций роботу.
Это позволит не только экономить силы сотрудников заказчика – что в условиях всё более усложняющегося регулирования само по себе служит достаточным стимулом – но и в известной мере ограничить возможность злоупотреблений на ключевых стадиях закупки, что служит уже интересам поставщиков и экономики в целом. Что же нужно сделать для того, чтобы роботы стали настоящими помощниками добросовестного заказчики?
Система закупочной деятельности
Для качественной автоматизации всей системы закупочной работы значительному числу заказчиков сперва придётся выстроить саму закупочную систему. Увы, но если большая часть закупок возникают внезапно из неоткуда и проводятся способом аврала, то для профессиональной закупочной работы места не остаётся.
Систематизацию закупок начинать необходимо с упорядочивания планирования и обоснования будущих закупок. Для этого, в свою очередь, необходимо чёткое разделение ролей участников закупочного процесса и ясное распределение полномочий между инициатором закупки, закупочным отделом и иными подразделениями заказчика.
Поиск оптимального баланса между потребностями инициатора в конкретных характеристиках продукции, целями закупочного отдела по проведению конкурентной закупки в законном порядке, наличием средств для такой закупки и т.п. факторами является для каждого заказчика собственным ответом на вопрос о том, как именно заложить фундамент будущей эффективной закупочной деятельности. И ответ на этот вопрос всегда будет индивидуальным: для кого-то важнее описать требования к высокоточной техники, даже если такое описание сведёт весь спектр предложений рынка к поставке одного монополиста; для другого важнее выделить ключевые потребительские свойства и обеспечить максимально возможную конкуренцию поставщиков, способных эти свойства обеспечить.
В любом случае, представление о том, какая продукция и на каких условиях должна быть закуплена, формируется уже на стадии обоснования закупки и отражается в плане закупки. Это представление фиксируется в извещении о закупке и закупочной документации, а ключевые параметры закупки фиксируются в проекте контракта.
Этот проект остаётся дополнить лишь теми сведениями, которые самим заказчиком установлены в качестве содержания предложения участника закупки – ценой, товарным знаком, сроком поставки, гарантийным сроком и т.п. Выжимка из тех же сведений фигурирует в итоговом протоколе закупок. Они же составляют содержание договорных условий.
Рачительный собственник в этой ситуации стремится избавить сотрудника закупочной службы от бесконечного копирования в разных комбинациях ответов по сути на одни и те же вопросы: «Что я хочу купить?», «Каким я вижу идеального поставщика?» и «На каких условиях я буду работать с поставщиком реальным?». И дело не в альтруизме, а в минимизации затрат на обслуживание этой сугубо технической работы и, что ещё важнее, в минимизации риска искажений на каждом из «узлов» трансформации данных.
Как же этого добиться?
Автоматизация ключевых «узлов» системы
Прежде всего, необходимо описать закупку отдельного товара в виде алгоритма, в котором каждое очередное действие является логическим следствием предыдущего. После этого необходимо на каждом этапе этого алгоритма однозначно отделить ту информацию, которая возникает впервые, от той информации, которая наследуется с предыдущих этапов. Например, для самого простого электронного аукциона по итогам online-торга определяется цена поставки и товарный знак, а вот наименование продукции, срок поставки и требования к поставщику наследуются с этапа формирования закупочной документации.
После этого необходимо провести уже не хронологическую, а типологическую систематизацию информации. Проще говоря, определить, чем не по форме, а именно по сути различаются документы, формируемые при закупки разных категорий продукции. А что остаётся необходимым всегда. Ведь, в конце концов, и план закупки, и извещение, и документация, и проекта контракта, и итоговый протокол фигурируют и при поставке канцтоваров, и при строительстве завода.
Ту информацию, которая остаётся неизменной независимо от предмета закупки, необходимо после этого оформить в виде шаблонов. В составе же изменяемой информации необходимо выделить ту, при заполнении которой существует закрытый перечень вариантов. Собственно, даже при очень широкой номенклатуре закупаемой продукции нет необходимости каждый раз заново составлять проект контракта – куда проще взять существующий из перечня в два-три десятка шаблонов. И каждый из этих десятков шаблонов не обязательно писать заново: любой договор можно структурировать в виде тематических блоков, дабы при подготовке конкретного проекта комбинировать эти блоки между собой в необходимом сочетании.
После этого в шаблонах документов необходимо выделить автозаполняемые поля, поля с выпадающими списками вариантов заполнения и только в тех случаях, когда невозможно обойтись ни первыми, ни вторыми, установить поля с необходимостью заполнения. Но и в последнем случае необходимо отделить строковые поля от числовых и содержащих указания на даты.
Структурированные таким образом шаблоны необходимо корректно распределить по этапам уже сформированного алгоритма закупки, о котором говорилось выше. Принципиально важно здесь обеспечить корректный переход информации из одного документа в другой начиная от обоснования будущей закупки и заканчивая закрывающими документами по уже исполненному договору.
Например, при закупке той же офисной техники на стадии обоснования инициатор закупки заполняет в интуитивно понятном шаблоне обязательные поля с наименованием техники (впадающий список), количеством единиц техники (числовое поле), требованиями к поставщику (выпадающий список с возможностью редактирования числовых параметров), необходимой датой поставки (поле с календарём) и описанием причин, в силу которых эта потребность возникла (строковое поле). Наименование подразделение-инициатора и заполнившего шаблон сотрудника определяется системой автоматически.
Данная заявка поступает на параллельное или последовательное согласование в уполномоченные департаменты, которые могут кликнуть кнопку с отрицательной резолюцией либо кнопку с положительной резолюцией. В первом случае обязательно заполняется строковое поле с обоснованием такой резолюции, а во втором – опционно может быть отредактировано любое из заполненных инициатором полей. На этом же этапе в форму заявки вносится её начальная (максимальная) цена. Не будем подробно останавливаться на обосновании такой цены – это тема для отдельной статьи – но при желании и такое обоснование может быть в значительной степени автоматизировано.
И заявка на проведение закупки, и резолюции согласовывающих подразделений, и предложенные этими подразделениями редакции отдельных полей отражаются в том электронном документе, который поступает на утверждение к уполномоченному руководителю заказчика. При утверждении есть возможность как отклонить заявку полностью, так и утвердить её с определением для каждого из полей той из предложенных редакций, которая кажется оптимальной руководителю.
После утверждения заявки в автоматизированном режиме либо решением эксперта отдела закупок определяется способ закупки и, при необходимости, устанавливается увеличенный срок сбора заявок. После этого робот автоматически включает данную закупку в календарь, определяя на основании имеющихся данных даты начала и окончания работы над закупочной документацией, дату её публикации, дату прекращения подачи заявки, дату окончания их рассмотрения, дату публикации итогового протокола, и планируемую дату подписания договора. Он же формирует на основании загруженных в его библиотеку шаблонов проекты извещения, закупочной документации и будущего контракта согласно определённым в плане предмету закупки, способу закупки и начальной цене закупки.
В момент начала работы над документацией эти проекты поступают в отдел закупок и при необходимости могут быть отредактированы (при этом вся редактура отражается в истории закупки). Инициатор закупки совместно с отделом закупки определяет критерии выбора победителя и порядок присвоения баллов по ним (для этого заполняется таблица с формулами, предлагаемыми роботом в автоматизированном режиме). Если среди критериев попадается неизмеряемый, то кроме обязательного строкового поля с описанием порядка присвоения баллов так же обязательно заполняется поле с обоснованием необходимости использования данного критерия при выборе победителя.
Участники закупки заполняют свои предложения по каждому из критериев в интерфейсе электронной торговой площадки, которая в отсутствие неизмеряемых критериев автоматизировано ранжирует участников. Если же такой неизмеряемый критерий есть, то комиссия проставляет баллы лишь по нему.
До автоматизированного ранжирования (при наличии предквалификации) или после него (в остальных случаях), комиссия проверяет документы участников в составе заявки. Если в отношении выявлено несоответствие заявки требованиям закупочной документации, то обоснование этого несоответствия фиксируется в предназначенном для того поле электронной системы, после чего данная заявка автоматизировано отклоняется.
Та из не отклонённых заявок, предложение которой в автоматизированном ранжировании заняло первое место, объявляется заявкой победителя, а её данные переносятся роботом в соответствующие поля проекта договора, который в тот же момент предоставляется для утверждения заказчику, а после отправляется для подписания поставщику.
Такая сквозная передача данных требует на стадии отладки вдумчивого тестирования, однако сама по себе к концу I четверти XXI века не является чем-то неисполнимым. Можно вспомнить положительный опыт ФНС России, которой удалось конвертировать громоздкие формы деклараций в простые и интуитивно понятные электронные поля, при корректном заполнении которых декларация по официальной форме генерируется автоматически.
От рутины к экспертизе
Формирование, автоматизация и отладка системы закупок требует затраты времени и усилий. Но эти усилия – не дань моде и не исполнение некоего бессмысленного с экономической точки зрения требования. Инвестировав в автоматизацию закупочной работы и наполнив библиотеки корректными шаблонами, можно уже в среднесрочной перспективе существенно сократить расходы на обслуживание чисто технических функций – проще говоря, на составление документов и на копирование сведений из одного документа в другой.
Какое же место остаётся для человека в условиях, когда почти вся работа с данными передана роботу?
Хочется надеяться на то, что перспектива конкурентных закупок – это работа высококлассных специалистов, которые проводят экспертизу процессов и предложений. Они оценивают те аспекты сложных проектов, с которыми машина просто не справится. А техническая работа, в т.ч. работа по многоуровневому информационному обеспечения, может и должна быть передана автоматизирована.
Автоматизация рутинной закупочной работы, экспертная закупочная специализация уполномоченных сотрудников заказчика и профессиональный подход к проведению закупок – всё это нужно не только и не столько для того, чтобы соблюсти очередной массив требований законодательства, а в первую очередь для сокращения объёма избыточных действий. Систематизация закупочной деятельности служит средством меньшими усилиями выполнять больший объём работы.
Дмитрий Казанцев,
к.ю.н., руководитель Департамента нормативно-правового регулирования B2B-Center
Статья опубликована в журнале ВШЭ «Госзаказ: управление, размещение, обеспечение», № 52, 2018
Megagroup.ru